Körlevél

Körlevelet akkor használunk, ha létre szeretnénk hozni több azonos szövegrészeket tartalmazó dokumentumot (formalevelet, meghívót…), amelyek változó szövegrészeket is tartalmaznak (nevek, címek).

A körlevél készítésének lépései: 1. A törzsdokumentum megírása; 2. A törzsdokumentumhoz kapcsolódó adatforrás elkészítése; 3. Összekapcsolás; 4. Egyesítés.

Körlevél típusok: Borítékok, Címkék, Formalevelek, E-mailek, Címtár.

A törzsdokumentum a körlevelek készítésének kiindulópontja. A törzsdokumentum lehet egy levél, egy boríték …

Az adatforrás egy vagy több táblából állhat. Az esetek többségében egy adattáblával dolgozunk.

Az adatforrás belső szerkezetének olyannak kell lennie, hogy az egyes adatok és a törzsdokumentum helyőrzői között kapcsolatot lehessen létrehozn

Ha elkészítettük az adatforrást és betöltöttük a törzsdokumentumot , akkor az adatforrás betöltése következik.

Ha nem készítettünk külső adatforrást, akkor az adatlistát a Wordben is összeállíthatjuk a Levelezés menüszalagon a Címzett kiválasztása gombra majd a Új lista létrehozása… menüpontra kattintva.

A betöltött adatokat módosíthatjuk a Levelezés menüszalagon a Címzett szerkesztése gombra, majd a Körlevél címzettjei párbeszédpanelen a Szerkesztés gombra kattintva.

A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen sorba rendezhetjük címlistánkat, kereshetünk benne és bejelölhetjük azokat a rekordokat, amelyeket nyomtatni szeretnénk.

A törzsdokumentum és az adatforrás összekapcsolásánál adjuk meg hol akarjuk elhelyezni a törzsdokumentumban az adatforrás adatait.

Idáig két darab dokumentumunk van a törzsdokumentum, és az adatforrás. A körlevél készítés utolsó lépésében létrejön egy harmadik is, az egyesítés révén, ha a Levelezés menüszalagon a Befejezés és egyesítés gombra kattintunk.